Inleiding

Elizabeth Van Den Bergh, Speaker- en leiderschapscoach, leert C-level managers en entrepreneurs spreken met invloed op het podium en bij elke andere opportuniteit wanneer je spreken ertoe doet: town hall meetings, congrespodia, online webinars, klant gesprekken, pitch voor investeerders en veel meer. Haar high-level coachingstrajecten zijn op gericht om veel impact te maken. In the Arena is een sterk en waarde gedreven merk. We hebben een hele mooie reputatie opgebouwd binnen België én internationaal. We staan voor excellentie, moed en eigenzinnigheid. Sinds 2023 is “In the Arena” een BV.

Met een klein virtueel team bestaande uit jou en een Business Manager, verzorg je in de back-office overzicht, structuur, correcte administratie en een optimale klantbeleving. We leveren zowel aan Nederlands talige bedrijven en personen, als aan anderstaligen, waarbij de voertaal Engels is. Daarnaast bestaat het team uit een flexibele schil van externe partijen (boekhoudkantoor, designer, website beheerder, coach locatie etc).

Brand promise

Als high-end speaker en leadership coach helpt Elizabeth C-level managers en ondernemers naar impact maal 100 door spreken en presence.

Functieomschrijving

• Als Financieel- administratief VA ben jij verantwoordelijk voor financiële- en administratieve processen. Jij stelt orde op zaken in de boekhouding en bent de betrouwbare, consistente kracht die zorgt dat alles achter de schermen administratief gezien soepel en accuraat verloopt
• In deze functie houd jij het overzicht op alle financiële zaken, zoals inkomende – en uitgaande facturen, betalingen, subsidies KMOP, het aanleveren documenten voor de boekhouder etc, je stuurt waar nodig aan, volgt tijdig op en je communiceert zelfstandig met de Business Manager, Elizabeth, leveranciers en het boekhoudkantoor. Hierbij kijk je altijd hoe processen beter, makkelijker en efficiënter kunnen door verbeteringen of automatiseringen door te voeren.
• Jij zet zelfstandig een online betalingssysteem op, zodat er automatisch betaald kan worden voor kleinere diensten en zorgt dat dit aan de verschillende systemen gekoppeld wordt (Plug&Pay + Mollie + ConvertKit + Yuki)
• Je bent verantwoordelijk voor een vlekkeloze administratieve on-en offboarding van onze high level klanten; je zorgt dat klant mappen zorgvuldig worden opgezet en beheerd. Waar nodig volg je bestaande klanten om te zorgen dat ze hun sessies tijdig inboeken. Na afloop van het traject zorg je voor een accurate administratieve afhandeling.
• Je administreert nieuwe leads in het overzicht in Trello, houd het lead overzicht nauwkeurig bij en volgt mensen op die een clarity call in hebben geboekt waar nodig om de voorbereidende vragenlijst in te vullen. Je verzorgt gepersonaliseerde offertes tot in de puntjes en zorgt voor high-level service ervaring en – communicatie met (potentiële) klanten.
• Je bent samen met de Business Manager verantwoordelijk voor het structureel bijhouden van de actie-, klant- en lead statussen in Trello en zorgt ervoor dat processen helder, gedocumenteerd en up-to-date zijn. Hierdoor is Elizabeth vrij van administratieve taken en is het bedrijf niet afhankelijk van personen, maar van duidelijke rollen en taken.

Verantwoordelijkheden & taken

1. Financiële administratie

• Correct en tijdig aanmaken van nieuwe relaties (crediteuren/ debiteuren)
• Correct en tijdig verwerken van uitgaande- en inkomende facturen
• Correct en tijdig verwerken en/of opvolgen van uitgaande- en inkomende betalingen
• Bewaken van de timeline en opvolgen van subsidie aanvragen bij KMO-portefeuille
• Administratieve verbeteringen doorvoeren in de systemen in samenspraak met het boekhoudkantoor
• Zorgen van een up-to date financieel dashboard en hierop rapporteren
• Up-to-date houden van de boekhouding ten behoeve van de BTW aangiftes (per kwartaal) en de jaarcijfers

2. Klantbeheer

• Gepersonaliseerde offertes opmaken in Pages/ Canva, comform instructies in Nederlands en Engels
• Overeenkomsten, evaluaties en aanwezigheidslijsten versturen via DocuSign en deze opvolgen
• Correct en tijdig aanmaken van het klant overzicht in Trello
• Aanmaken van klant mappen in Google drive met de juiste documenten
• Gepersonaliseerde onboarding – en off-boarding e-mails versturen naar klanten (NL en ENG)
• Signaleren en opvolgen van het inboeken van coach sessies gedurende het traject

3. Agenda- en inboxbeheer

• Bijhouden van de “invoicing” mailbox
• Bijhouden van team-mailbox en de mailbox van Elizabeth (bij afwezigheid Business Manager)
• Beheren en bewaken van de agenda van Elizabeth
• Boeken van de coach locatie voor live-sessies via de Google agenda of e-mail
• Beheren van Calendly bij afwijkende beschikbaarheid en ten behoeve van het optimaal benutten van de beschikbare coach dagen

4. Interne processen

• Onderhouden van interne administratieve processen en SOP’s.
• Bijhouden van team-mailbox en de mailbox van Elizabeth (bij afwezigheid Business Manager)
• Lead administratie: je administreert nieuwe leads in Trello, houd het lead overzicht nauwkeurig bij
• Je volgt mensen op die een clarity call in hebben geboekt waar nodig om de voorbereidende vragenlijst in te vullen
• Je verzorgt gepersonaliseerde offertes tot in de puntjes en zorgt voor high-level service ervaring en – communicatie in Engels of Nederlands.
• Je zorgt dat de Trello altijd up-to-date is, zodat belangrijke informatie altijd beschikbaar is

Vereiste vaardigheden

• Betrouwbaar, consistent, proactief, verantwoordelijk en oplossingsgericht
• Goede beheersing Nederlandse en Engels taal en professioneel kunnen communiceren
• Systematisch en zelfstandig kunnen werken met oog voor detail én proces
• Uitstekende beheersing boekhoudprogramma Yuki en ervaren met Plug&Pay en Mollie
• Ervaren in Google workspace – (Gmail, Google agenda, G-drive)
• Je werkt met Apple (Mac) en bent bekend met Pages
• Ervaring met digitale tools zoals Trello, Slack, Zoom, DocuSign, Calendly, Canva, ConvertKit

Gewenste kwalificaties

• Hoger onderwijs / denk niveau
• Minimaal 1 jaar ervaring met online backoffice werkzaamheden en (financiële) administratie in Yuki
• Affiniteit met high-level coaching, public speaking en (vrouwelijk) leiderschap
• Communicatief sterk, je bent collegiaal en denkt mee met het bedrijf
• Uitstekende Engelse en Nederlandse taalvaardigheid
• Je begrijpt hoe je met internationale klanten op C level niveau communiceert

Wij bieden

• Een leuke functie in een missie-gedreven bedrijf met een bevlogen team van high level professionals
• Markt conform uurtarief Virtual Assistant
• Veel ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling
• Communicatief sterk, je bent collegiaal en denkt mee met het bedrijf
• Uitstekende Engelse en Nederlandse taalvaardigheid
• Langdurige samenwerking voor 10 – 20 uur per maand (op te bouwen), flexibele werktijden en remote werken

Heb je interesse? Vul dan ten laatste 11 augustus dit formulier in.

Wij zullen in augustus alle reacties bekijken en laten je dan zo spoedig mogelijk weten of we een (online) kennismaking met je inplannen.