Sommige van mijn klanten zijn CEO’s van grote bedrijven. Ik ontmoet ook veel kmo-/mkb-ondernemers. Wat ze gemeen hebben is dat ze het erg druk hebben. Succesvolle leiders zijn zich bewust van hoe ze elke minuut spenderen.
Het is dan ook geen verrassing dat wanneer je deze leiders vraagt om in het openbaar te spreken, het enige wat ze denken is:
Hoe bereid ik een speech zo snel mogelijk voor?
Ze beseffen heel goed dat goed spreken belangrijk is, en dat voorbereiding nodig is om met spreekangst te kunnen omgaan. Ze willen het gewoon efficiënt doen.
Vandaag deel ik graag een fragment met je van mijn CEO-handleiding voor het geven van speeches. De sectie over voorbereiding bevat nuttige tips voor iedereen die zijn speech wil voorbereiden in de helft van de tijd, en tegelijk zijn impact wil verdubbelen.
Ik heb ze teruggebracht tot een handige lijst van 7 stappen:
De 7 stappen om een speech verrassend snel voor te bereiden
De stappen zijn:
- Bepaal je doel. Waarom ga je speechen?
- Ken je publiek. Wat zijn hun ambities, frustraties, …?
- Maak het relevant. Waarom zou je publiek er om geven?
- Definieer je heldere boodschap. Wat moet je publiek onthouden?
- Bepaal je structuur. Bedenk een middengedeelte met een of twee punten ondersteund door een anekdote of verhaal, en het liefst ondersteund door feiten en gegevens.
- Bedenk een sterke opening en een sterk einde.
- Oefenen.
1. Bepaal je doel
Om een toespraak effectief te maken, moet die een duidelijk doel hebben. Een doel helpt je ook om te focussen wanneer je je speech schrijft.
Vraag jezelf af: wil je vooral…
- entertainen?
- informeren?
- overtuigen?
- motiveren?
- inspireren?
Opmerking: deze doelen kunnen elkaar overlappen en het ene sluit een ander niet uit. Maar één moet je belangrijkste doel zijn.
2. Ken je publiek
Om tijdens speeches contact te houden met je publiek, is het belangrijk om jezelf in hun schoenen te verplaatsen. Alleen vanuit dat perspectief kun je echt laten zien dat je ze begrijpt en een verstandhouding creëren.
Je publiek kennen is je publiek betrekken.
De Empathy Map is een handige techniek uit de wereld van user experience en marketing, waar ze wordt gebruikt om klanten en gebruikers beter te begrijpen. Ze werkt ook opmerkelijk goed bij het voorbereiden van een speech.
Het idee is om de verschillende gebieden in de kaart te ‘bezoeken’ en telkens de elementen te bedenken die de mentale wereld schetsen van je publiek in relatie tot het onderwerp.
Stel dat je een speech moet houden over het gebruik van suiker in bereide maaltijden. Enkele vragen die de Empathy Map zou triggeren zijn:
- Wat denken ze over het gebruik van suiker en hoe voelen ze zich daarbij?
- Wat horen ze over suiker uit hun omgeving of in het nieuws?
- Wat zien ze als het gaat om suiker, bijvoorbeeld op het gebied van reclame of verpakking?
- Wat zeggen ze over suiker tegen hun directe omgeving? Wat doen ze – welke acties ondernemen ze (of niet)?
- Welke pijnpunten, of significante nadelen, associëren ze met suiker?
- Welke wins, of aanzienlijke voordelen, associëren ze met suiker?
Weet dat de antwoorden soms zullen overlappen. Dat maakt niet uit – dit is een brainstormtool om relevante informatie te achterhalen die in je geheugen is opgeslagen. Het gaat er niet om informatie netjes te organiseren.
Probeer het eens, al was het maar 5 minuten! Je zal verbaasd zijn hoe nuttig de antwoorden zijn voor:
- het vinden van een insteek
- het vinden van de juiste woorden
- het creëren van goodwill
- het overwinnen van weerstand
- en nog veel meer.
3. Maak het relevant
Waarom relevantie essentieel is wanneer je een speech voorbereidt
Een goed verhaal creëren begint met het waarom. Wat heeft het precies voor zin?
Er is een gezegde in het openbaar spreken: eerst win je de harten, dan pas de geesten. De why kennen van je speech is daarvoor essentieel.
Sprekers boeien een publiek door relevant te zijn. Het publiek voelt zich betrokken als ze het gevoel hebben dat de lezing ook over hen gaat. Een goed voorbeeld is Martin Luther King’s beroemde speech ‘I have a dream’. Het publiek kwam niet naar Martin Luther King te zien, ze kwamen omdat ze zich identificeerden met zijn ideeën. Ze voelden dat zijn speech over hen ging, hun levens en hun dromen.
Dat verklaart meteen het belang van stap 2: Ken je publiek. Je kan alleen relevantie toevoegen als je een duidelijk beeld hebt van de ‘ontvangers’ van je speech.
Hoe vind je de relevantie voor je speech
Om de relevantie van een speech te vinden, stel je jezelf de volgende vragen wanneer je een toespraak voorbereidt:
- Waarom geef ik deze speech?
- Wat geloof ik, dat ik wil delen? Waar sta ik voor?
- So what?! Waarom zou mijn publiek er om geven?
4. Definieer je heldere boodschap
Vandaag de dag worden mensen overspoeld met informatie. Er circuleert een beeld op het web dat zegt dat een mens tegenwoordig meer informatie ontvangt in een dag dan iemand in de middeleeuwen in zijn hele leven!
Waar of niet, we zijn het er allemaal over eens dat in een wereld vol devices, we nog nooit zoveel informatie tot ons namen.
Hoe vertaalt dat gegeven zich naar een speech? Om je speech onvergetelijk te maken, maak je werk van het distilleren van je belangrijkste boodschap.
Je kernboodschap moet zo eenvoudig mogelijk zijn, ongeacht de complexiteit van je onderwerp. Het bestaat uit een of twee zinnen die je belangrijkste boodschap vertellen.
Als dat ontmoedigend klinkt, laten we dan eens kijken naar een model dat kan helpen.
Het Message House-model is een beproefde PR-tool om complexe verhalen te condenseren tot een thematisch ‘huis’. Dit huis is gemaakt van een set van drie boodschappen die samen de overkoepelende kernboodschap vormen (in het model heet dit de Umbrella Statement).
De boodschappen op het tweede niveau zijn deel van je kernboodschap, maar in meer detail. Het kunnen ondersteunende argumenten zijn, stappen om te nemen, voorwaarden, beschrijvende elementen (denk: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe), of van nog een andere soort.
Het onderste deel van het huis tenslotte is voor bewijs en ondersteuning van deze elementen. Dit is de basis van je verhaal.
Hoe je het Message House gebruikt
Soms zal je Umbrella Statement (je kernboodschap) heel duidelijk voor je zijn. In dat geval is het handig om de sub-boodschappen te bedenken die de hoofdboodschap vormen.
Op andere momenten heb je 2 of 3 boodschappen in gedachten terwijl je een speech voorbereidt. In dat geval beschouw je die als sub-boodschappen en ga je op zoek naar je kernboodschap.
Voorbeelden van kernboodschappen en hun sub-boodschappen
- We moeten onze medewerkers vaker op afstand laten werken.
- Werknemers verliezen tijd en energie in het verkeer.
- Sommige medewerkers melden dat ze zich minder productief voelen in grotere kantoorruimtes.
- Kandidaten voor vacatures die moeilijk in te vullen zijn, worden zich niet aangetrokken tot ons huidige beleid.
- We gaan alle buitenmuren van onze winkels felgeel schilderen.
- Eerst zal ik het idee introduceren op de jaarlijkse vergadering van winkeleigenaars.
- Dan laat ik het team de exacte stappen communiceren aan elke winkeleigenaar.
- Tot slot controleren onze vertegenwoordigers elke winkel die ze bezoeken.
- We hebben dit jaar de grootste winst behaald in de geschiedenis van ons bedrijf.
- De Poolse en Zweedse teams deden het uitzonderlijk goed.
- Mei en juni waren topperiodes voor de verkoop.
- Oranje fietsen zijn superpopulair en goed voor een groot deel van de winst.
5. Bepaal je structuur
De juiste rangschikking van informatie is essentieel om te zorgen dat je publiek je toespraak volgt en begrijpt. Ideeën moeten ‘netjes’ op zijn plaats staan.
Ik raad daarom elke spreker aan om een outline te gebruiken als ruggengraat voor hun speech.
Een outline is simpelweg een uitgezoomde versie van je speech. Je ziet dan de grote lijnen.
Waarom een outline gebruiken?
Dat is eenvoudig: onze hersenen zijn simpelweg niet in staat om te schrijven ‘van begin tot einde’.
Vergelijk het met het koken van een maaltijd. Stel je voor dat je voor verschillende ingrediënten staat. Zonder vooruit te denken, pak je een paar ingrediënten en begin je ze te snijden, schoonmaken en voor te bereiden.
Tenzij je een ervaren chefkok bent, zet je daarmee geen fantastische maaltijd op tafel. Zonder een gameplan om een speech voor te bereiden, zal het eindresultaat waarschijnlijk tegenvallen.
Hier zijn een paar algemene richtingen die je outline kunnen aannemen. Ze zijn gebaseerd op beproefde storytelling principes:
- Probleem – queeste – oplossing
- Probleem – oplossing – redenatie
- Situatie – complicatie – oplossing
- Verleden – heden – toekomst
Nadat je de algemene richting hebt bepaald, werk je de outline uit. Kijk of je je speech kan samenvatten in tien tot vijftien bullets. Raadpleeg Message House (zie vorig punt) om er zeker van te zijn dat outline je kernboodschappen bevat.
Welke structuur werkt het beste voor jouw doel? Heb je een voorkeur? Probeer een paar structuren voor je speech uit, en kies diegene die het meeste overtuigt.
Voeg dan nog meer verhalen toe. Misschien is je hele speech één groot verhaal, maar kun je ‘mini-verhalen’ integreren om specifieke punten te illustreren?
6. Creëer een sterke opening en sterk einde.
Wetenschappelijk onderzoek toont het telkens weer aan. Als je mensen vraagt om een recente ervaring te beoordelen, zullen hun mening vooral baseren op hoe het begon en hoe het eindigde. Voor wie terugkijkt op een ervaring, lijkt het middenstuk minder gewicht te hebben.
Een klassiek voorbeeld is een restaurantbezoek. Slimme restauranteigenaren zijn extra onberispelijk op 2 vlakken: de ontvangst en het dessert. Hoewel ze natuurlijk veel aandacht besteden aan de algemene ervaring, weten ze ook dat een slordige begroeting of een ondermaats dessert, de hele herinnering van de gast aan hun restaurant kan bederven.
Voor jou betekent dat: denk twee keer na over hoe je opent en hoe je afsluit.
Ideeën voor een sterke opening
Hier zijn een paar invalshoeken om je te inspireren voor je opening:
- ‘Begin met een knal’: gebruik een citaat, gewaagde claim of opvallend feit, of stel een vraag.
- ‘So what?’: Ga meteen naar het punt en open met waarom je publiek iets om je onderwerp zou moeten geven.
- ‘Stel jezelf voor’: Maar doe het op een overtuigende manier. Vertel een sappig verhaal. Wat zouden de roddelbladen over jou schrijven?
- Maak het doel meteen duidelijk – Welke impact wil je bereiken?
Ideeën voor een memorabele afsluiter
- Herhaal je kernboodschap. Denk ‘key takeaway’. Dit is een natuurlijke en effectieve manier om een sterk punt te maken.
- Verwijs naar het begin. De meeste goede verhalen hebben een circulair karakter. Een probleem wordt geïntroduceerd in het begin en wordt opgelost aan het einde. De balans wordt hersteld; etcetera.
- Geef een call-to-action. Als je wil dat je publiek een bepaalde actie onderneemt, eindig dan altijd daarmee.
7. Oefenen
1. Schrijf uit, oefen en tweak (optioneel)
Op dit moment kun je je toespraak in volledige tekst uitschrijven – als je de tijd hebt.
Lees je tekst een paar keer hardop voor totdat je je goed voelt over de inhoud. Je zult waarschijnlijk nog wat dingen willen tweaken.
Als je geen tijd hebt, of je werkt liever met alleen bullet points, voel je vrij om het uitschrijven over te slaan en door te gaan naar stap 2!
Ik raad je wel ten zeerste aan om je opening en je einde volledig uit te schrijven.
2. Breng terug naar bullet points en oefen opnieuw
Eenmaal op het podium, hou je best niet de volledige tekst van je speech in je hand. Je komt dan namelijk in de verleiding om er regelmatig naar te kijken, wat je verbinding met het publiek verbreekt.
Breng nu dus je tekst terug tot een lijst van belangrijke punten, zoekwoorden, feiten en anekdotes. En oefen je speech nog eens. Kijk terug naar je outline uit stap 5 voor de algemene structuur.
Dit helpt je ook om je toespraak volledig uit het hoofd te leren.
Maar moet ik mijn speech echt uit mijn hoofd leren, vraag je je af?
Mijn antwoord is: niet per se. Maar zoals zojuist vermeld: ken je opening en afsluiter als je binnenzak.
3. Breng je oefenen naar een hoger niveau
Hier zijn mijn oefentips voor de beste resultaten:
- Neem jezelf op. De meeste beginnende sprekers vinden dit moeilijk, maar het is een essentiële manier om zwakke punten te spotten in je spreken en ze te verbeteren.
- Oefen voor een echt publiek. Het verschil tussen oefenen voor een spiegel en oefenen voor een groep echte mensen is gewoon te groot. Oefen voor een kleine groep collega’s of familieleden om te wennen aan de stress die een publiek met zich meebrengt.
- Vraag om specifieke feedback. Als je oefent in het bijzijn van mensen, help ze dan jou te evalueren door hen specifieke vragen te stellen. Bijvoorbeeld rond de inhoud, je lichaamstaal, of je opening. Alles waarvan je voelt dat je nog feedback nodig hebt.
- Oefen vaak. Als je eenmaal tevreden bent met de inhoud van je speech en van je performance, oefen je je speech dan tien keer – als je die luxe hebt. Als je meer oefening nodig hebt, ga ervoor. Er is niets beter voor je zelfvertrouwen dan weten dat je je speech hebt geoefend totdat het pijn deed 🙂
Dat is het!
Hoewel ik zou kunnen uitweiden over elk van de bovenstaande punten, heb je zo een algemeen plan om een speech optimaal voor te bereiden.
Welk punt(en) vind je bijzonder nuttig? Misschien heb je een punt om toe te voegen? Laat het me weten in een reactie op dit artikel.